Case haircare24: 100 % Promotion-Abdeckung im E-Commerce

Kunden im Beauty-Markt sind preissensibel, an Coupons gewöhnt, und Wettbewerber drücken die Preise mit Wochenendaktionen. Für haircare24, einen seit 2009 etablierten Spezialisten für Salon-exklusive Haar- und Körperpflegeprodukte, war die Anforderung klar: Promotions müssen immer laufen. Zuverlässig. Ohne manuellen Aufwand. Und ohne dass jemand vergisst, sie rechtzeitig zu erneuern.

Die Herausforderung: Manuelle Prozesse, Plattform Limits und Fehleranfälligkeit

haircare24 betreibt ganzjährige Coupon-Aktionen für vier Premiummarken. Die Promotions liefen über Google Ads Promotion Assets und Google Merchant Center, zwei Plattformen mit einer gemeinsamen Einschränkung: Promotions sind auf maximal sechs Monate begrenzt. Wer hier ein strategisches Produktdatenmarketing betreiben will, stößt schnell an manuelle Grenzen, da Feeds und Laufzeiten ständig überwacht und händisch erneuert werden müssen.

Das Ergebnis: Zweimal im Jahr mussten alle Promotions manuell neu aufgesetzt werden. Jeder Durchlauf kostete 2 bis 3 Stunden. Hinzu kommt der Merchant Center Editorial Review und der Funktionalitäts-Check, der bis zu 24 Stunden pro Promotion in Anspruch nehmen kann.

Als Haircare24 bat, die Promotionen künftig nur noch an Wochenenden auszuspielen, stieg der Aufwand von 2 bis 3 Stunden alle sechs Monate auf 2 bis 3 Stunden pro Monat. Der Prozess war fehleranfällig. 

Als Promotions schließlich nicht rechtzeitig verlängert wurden, war der Kunde zu Recht unzufrieden. Keine aktive Promotion bedeutet weniger Sichtbarkeit. Weniger Sichtbarkeit bedeutet weniger Umsatz.

Das Ziel: Alles automatisieren.

Die Antwort auf manuelle Fehleranfälligkeit ist keine bessere Checkliste. Es ist ein System, das keine Checkliste mehr braucht.

Das Ziel war eine Rolling Promotion Engine, die sich selbst steuert: plattformkonform, skalierbar und ohne menschlichen Eingriff.

Der Ansatz: Vier Schritte zur vollständigen Automatisierung

Schritt 1: Fortlaufendes Aktionssystem definieren

Das Jahr wurde in drei Perioden von je vier Monaten aufgeteilt, sodass jede Promotion rechtzeitig vor dem Google-Ablaufdatum erneuert wird. Aufgrund dieser Aufteilung erscheint die Anzeige „Läuft ab in xxx Tagen“ dreimal im Jahr für die Nutzer und erweckt mit der kürzeren Laufzeiten eine Dringlichkeit

Gleichzeitig sind immer zwei der Aktionsperioden parallel aktiv, die aktuelle und die nächste. Bei Wochenend-Aktionen sogar drei. Das schafft genug Puffer, um Google-interne Review-Verzögerungen aufzufangen, ohne dass eine Lücke entsteht.

Für jede Promotion wurde eine eindeutige ID-Logik definiert: [Aktionscode]_[Jahr]_[Periode]. Damit sind alle IDs dauerhaft eindeutig und nicht wiederholbar, wie von Google gefordert.

Schritt 2: Google Sheet mit automatischer Datumsberechnung

Ein Google Sheet mit IF-Formeln berechnet auf Basis des aktuellen Monats oder der Kalenderwoche automatisch, welche Aktionsperiode gerade aktiv ist und welche als nächste folgt. Start- und Enddatum jeder Promotion werden daraus dynamisch abgeleitet.

Kein manuelles Nachpflegen von Daten. Das Sheet weiß immer, was gilt.

Schritt 3: Merchant Promotion Feed aufbauen

Über eine Custom CSV-Vorlage in Channable wurden die Daten mithilfe von „Group Items" und „Split Items" Regeln konsolidiert, sodass jede Promotion ID im Feed einmalig und korrekt strukturiert vorliegt.

Ein kritischer Punkt: Die Datumsformate mussten Tageszeit und Sommerzeit berücksichtigen, ein Detail, das bei manuellen Setups häufig übersehen wird und zu falschen Aktivierungszeiträumen führt.

Schritt 4: Produkte dynamisch mit der richtigen Promotion ID taggen

Über Master Rules in Channable wurden die Promotion IDs direkt aus dem Supplemental Feed abgeleitet und den richtigen Produkten zugewiesen. Die Logik stellt sicher, dass die IDs im Promotion Feed und im Produkt-Feed immer übereinstimmen, automatisch bei jeder Feed-Aktualisierung.

Das Ergebnis: Promotions, die sich selbst managen

Vollständig automatisiert ohne manuellen Eingriff

Das System läuft komplett eigenständig. Promotions wechseln sich selbst ab, bleiben durchgehend genehmigt und sind jederzeit aktivierungsbereit, ohne dass jemand eingreifen muss. Der menschliche Risikofaktor wurde vollständig eliminiert.

100 % Promotion Coverage ohne Lücken

Seit der Implementierung gab es keine einzige ungewollte Unterbrechung mehr. Keine abgelaufene Promotion, kein vergessenes Renewal, keine Reklamationen. Das System sorgt dafür, dass immer eine aktive Aktion läuft.

Bis zu 36 Stunden eingespart pro Jahr

Was mit dem Wochenend-Setup als Mehraufwand begann, wurde durch die Automatisierung vollständig beseitigt. Der bisherige Aufwand von bis zu 36 Stunden pro Jahr entfällt komplett. Mit jeder zusätzlichen Marke oder Aktion skaliert das System mit, der Aufwand bleibt konstant bei null.

Von reaktiv zu proaktiv

Das System denkt voraus. Durch die fortlaufenden Perioden ist die nächste Promotion bereits genehmigt, bevor die aktuelle ausläuft. Als positiver Nebeneffekt wirkt das „Läuft ab in…" Datum für Nutzer durch die kürzeren Laufzeiten dringlicher, ein subtiler aber wirkungsvoller Conversion-Booster.

Fazit: Feed Management löst Plattformprobleme durch Logik.

Google bietet keine native Lösung für dauerhaft laufende Promotions, weder im Merchant Center noch in Google Ads. haircare24 hat dieses Problem nicht durch einen Workaround gelöst, sondern durch ein strukturiertes System, das die Plattformregeln konsequent nutzt.

Feed Management ist mehr als Datentransport. Es ist die Fähigkeit, Plattformbeschränkungen durch saubere Logik zu überwinden, und genau das unterscheidet ein gut gebautes System von einem, das nur reagiert. Wer auf eine fertige Lösung wartet, verliert Zeit. Wer die Logik selbst baut, gewinnt sie zurück.

Du willst wissen, ob sich ein ähnliches System für deinen Shop umsetzen lässt? Melde dich gerne bei uns, wir schauen es gemeinsam an.